Onze klanten vertellen….. Meer weten?

Labelcare levert alle benodigdheden voor professionele etiketteersystemen. Een klein legertje monteurs van het bedrijf zorgt na levering voor het onderhoud aan de systemen. Het bedrijf is in 2015 toegevoegd aan Boxsys, een holding met ondernemingen in industrieel materieel, zoals CUE stansbekleding en de Easy Mover.

‘Voor Labelcare zochten we een softwarepakket waarin we alle klantgegevens overzichtelijk in een programma konden verwerken’, zegt Marco Fasel, directeur van Labelcare en sales manager bij Boxsys. ‘Bij de holding waren we een jaar voor de overname van Labelcare al overgestapt van een ander ERP-systeem naar Newbase. Dus het was logisch dat we ook voor Labelcare met Newbase in gesprek gingen.’

Voor Boxsys was het destijds de uitdaging om met één softwarepakket de gezamenlijke administratie te bedienen voor alle ondernemingen binnen de holding. ‘We wilden het proces van offerte in meerdere talen naar daadwerkelijke levering én facturatie met een paar muisklikken kunnen regelen’, legt Fasel uit. ‘Efficiënt en zonder rompslomp. Newbase voldeed aan al die wensen. Ook het feit dat we met meer bedrijven binnen de holding voor dezelfde klanten werken, geeft met dit systeem geen problemen. Voor ons was dat een belangrijke voorwaarde om voor Newbase te kiezen.’

Labelcare houdt zich het liefst bezig met verkopen en besteedt daarom de boekhouding graag zoveel mogelijk uit. Newbase bood de mogelijkheden die daarop aansloten. Bovendien had Deloitte, de accountant van het bedrijf, ruime ervaring met het pakket. Dat maakte implementatie vrij eenvoudig. Via Twinfield kijken de accountants zonder problemen mee in de boekhouding.

Holdingbedrijf Boxsys en aangesloten ondernemingen werken regelmatig via verschillende debiteurennummers voor eenzelfde klant. Voor Newbase maakt het niet uit dat een gemeenschappelijke klant meer debiteurennummers heeft. De nummers kunnen gekoppeld worden en dat bespaart tijd. ‘Met het oude pakket moesten we steeds opnieuw met een debiteurennummer inloggen om gegevens te bekijken’, vertelt Fasel. ‘We hebben nu alles bij elkaar staan vanuit één kaart in een multi-company omgeving. Dat maakt het administratiesysteem ook hanteerbaar voor onze medewerkers.’

‘Daarnaast is het met Newbase heel eenvoudig om een offerte te maken, en ook het vervolgtraject verloopt op rolletjes. Vanuit het aangemaakte bestand kunnen onze Labelcare-medewerkers gemakkelijk een order verwerken. Zijn producten niet op voorraad, dan geven we zó een inkoopopdracht. Factureren gebeurt vanuit hetzelfde bestand. Newbase neemt ons veel werk uit handen. We kunnen onze klanten sneller en makkelijker bedienen. Alle data zijn online toegankelijk.’

Met Newbase is het voor Labelcare eenvoudig om te zien of de sales achterblijft of juist voorloopt op de verwachtingen. Dat maakt bijsturen makkelijk. Ook is direct duidelijk welke machines er bij een klant staan en welke producten of diensten er nodig zijn. ‘Een fijne feature van Newbase is dat je zelf sjablonen kunt maken voor documenten die je mee wilt sturen’, vertelt Fasel. ‘Dat kan handig in allerlei vormen en allerlei talen. Voor Duitse klanten gelden bijvoorbeeld andere milieueisen dan voor klanten in Polen, en ook zijn er verschillen bij garantiebepalingen. Met een paar muisklikken stellen we een goed pakket samen in de taal van de klant met relevante informatie. Zo kunnen we ons focussen op de dingen waar wij het best in zijn.’ lees verder.... lees minder....

Van handmatig naar digitaal
‘Alles had bij ons een vast plekje in het magazijn. Onze order pickers hadden een grote product kennis’, vertelt ICT-coördinator Jaimy van Houten. ‘Zij zijn vroeger vaak zelf kapper geweest. Die kennis was ook nodig om in ons voorraadsysteem goed je weg te vinden. Het maakte ons erg afhankelijk van ons personeel.’

Elk jaar groeit Superstore for Hair en neemt de vraag naar haar producten toe. ‘We voeren nu ruim 35 duizend verschillende kappersproducten. We wilden beter inzicht krijgen in onze voorraden. Welke producten lopen hard, en waarvan kunnen we de voorraad beter wat beperken,’ zegt Van Houten. ‘Bovendien wilden we onze processen digitaliseren, zodat we op termijn ook een e-commerce kanaal kunnen opzetten.’

Superstore for Hair heeft een aantal jaar gezocht naar de aanbieder van het juiste ERP-pakket. ‘Via onze accountant kwamen we in contact met Newbase. Dit bedrijf biedt een product dat vergelijkbaar is met dat van veel grote jongens, maar tegen een veel aantrekkelijkere prijs. Na de eerste kennismaking bleek het ook op het persoonlijke vlak goed te klikken. We gaven Newbase ons vertrouwen.’

Eind 2016 startte Superstore for Hair met het gebruik van Newbase voor een van haar kleinere BV’s. ‘Dat ging prima en Newbase heeft ons heel goed begeleid. Daarna zijn we ook overgestapt met onze andere BV’s en sinds oktober 2018 zijn we compleet over. Ook maken we nu voor onze boekhouding gebruik van Twinfield’, zegt Van Houten.

Omdat Superstore for Hair nog niet zo lang volledig over is op de ERP-software van Newbase, is het bedrijf nog aan het fine-tunen. ‘We zien dat de mogelijkheden met deze software heel uitgebreid zijn en we maken nog niet overal gebruik van. Op termijn willen we zeker over op het aanbieden van onze producten online. Daarvoor is Newbase heel geschikt. Maar nu willen we eerst dit goed in de steigers zetten’, besluit Van Houten. lees verder.... lees minder....

De Delmar projectinrichters is gestart in 1971. Sinds Remi Groothuis in 2012 de stoel van zijn vader heeft overgenomen, maakt het bedrijf een gestage groei door. Met Newbase kunnen de projectinrichters die toename in opdrachten goed aan.
‘We maken complete 3D-ontwerpen van de bedrijfsinrichting die onze klanten nodig hebben. Niet alleen hebben we oog voor de behoeften die zij op dit moment hebben, maar we kijken ook naar hun toekomstige ontwikkelingen’, vertelt Groothuis. ‘Zo zorgen we ervoor dat onze klanten flexibel kunnen inspringen op veranderende behoeftes.’

De Delmar had zelf ook behoefte aan een systeem dat hun eigen groei beter zou ondersteunen. De projectinrichter had eerder een aantal jaar gewerkt met een ERP-systeem dat gekoppeld was aan een tekenprogramma. Dat programma was vooral ontworpen om inrichtingsplannen mee uit te werken voor klanten. ‘Het leek ideaal, maar in de praktijk werkte dat niet goed voor ons. Elke variant op een schets zorgde voor omvangrijke nieuwe offertes. Heel onoverzichtelijk, ook voor onze klanten.’

Een pakket waarmee De Delmar duidelijk kon offreren aan haar klanten, was een heldere eis. ‘We groeien sterk, dus we zochten een systeem waarmee we het overzicht konden behouden’, zegt Groothuis. ‘Een programma dat administratief en qua CRM goed in elkaar steekt. En we wilden een naadloze samenwerking met ons financiële programma Twinfield. Onze accountant raadde Newbase aan. We zijn met hen gaan praten, maar gingen niet over één nacht ijs. Tegelijkertijd waren we met andere aanbieders in gesprek.’

‘Voor onze klanten een omgeving vormgeven waarin zij zich niet alleen thuis voelen, maar ook geïnspireerd en enthousiast raken – nu én op de langere termijn – dat is heel tof’, zegt Groothuis. Hij is heel enthousiast over zijn bedrijf en de dienstverlening die hij levert. Datzelfde enthousiasme zag hij terug in de medewerkers van Newbase over hun systeem. Voor hem was de klik met Newbase ook een belangrijke reden om met het bedrijf in zee te gaan.

Het fijnst aan Newbase vindt Groothuis de takenlijst, waarin alles staat vastgelegd. ‘Of het nu gaat om een sales lead, een terugbelactie of voorraadbeheer: ik heb alles duidelijk op mijn dashboard staan. Dat helpt mij en mijn medewerkers enorm in ons werk.’

‘Ik verwacht dat, hoe langer we werken met Newbase, hoe meer we profijt gaan ondervinden van het systeem. In het begin kost het even tijd om alle gegevens in te voeren. Doordat we dat heel netjes doen, kunnen we nu in een handomdraai een offerte samenstellen. Of gegevens terugvinden. Een database is tenslotte zo goed als dat de eigen input aan het systeem is. Daar besteden we dus veel zorg aan.’ lees verder.... lees minder....

Zonder pompen, verzuipen we. Dat geldt voor Industrial Pump Group (IPG) binnen Nederland, maar ook daarbuiten verkoopt en onderhoudt het bedrijf pompsystemen van alle merken en maten aan industriële afnemers. Met zoveel succes, dat het tijd werd voor een ERP-systeem.
‘Eerlijk gezegd, ik zag zo’n systeem eerst helemaal niet zitten’, geeft general manager Robert de Brouwer ruiterlijk toe. ‘Ik zag een ERP-systeem meer als een soort fancy rolodex. Mijn broer en ik hebben in 2002 dit bedrijf samen opgezet. We hielden alles bij in Excel sheets. We hadden een map met orders en bovendien had ik alles in mijn hoofd zitten. Ik kende elke klant en wist exact wat we waar hadden geleverd. Dat werkte goed.’

Het oude systeem zorgde wel soms voor flink zoeken. ‘Als een klant na drie jaar een pomp wilde met dezelfde specs als die hij eerder bij ons had besteld… Oef, dan moest ik flink nadenken: welke pomp had hij precies? Er zijn zoveel veel merken, met cruciale variaties binnen elk type. Ik zag wel in dat mijn ‘systeem’ op termijn niet houdbaar was’, zegt De Brouwer.

In juni 2018 ging IPG live met Newbase. ‘We zijn daarin fantastisch begeleid. Alle lof daarvoor. We hebben onze processen aangepast op het systeem van Newbase en hebben alles gestroomlijnd, van aanvraag tot facturatie. Alles kunnen we nu makkelijk terugvinden in het systeem. Dat geeft me rust. Ik hoef het zelf niet meer te onthouden. Pas achteraf merkte ik, wat een belasting dat gaf.’

De Brouwer heeft nu weer ruimte in zijn hoofd voor nieuwe dingen. ‘Ik merk dat we meer werk kunnen verzetten. We handelen meerdere orders tegelijkertijd af, zonder dat we het overzicht verliezen. Ik heb ook meer ruimte om te verkopen. Het werk is efficiënter en rustiger geworden.’

IPG is met de komst van Newbase ook professioneler richting klanten, stelt De Brouwer. ‘Met één druk op de knop hebben we al hun gegevens op het scherm. En binnen twee tellen hebben we een nieuwe offerte gemaakt. Alles gaat gestroomlijnder. En levert dat geld op? Ik denk het wel, hoewel ik dat niet met harde cijfers kan onderbouwen. Newbase maakt voor mij vooral het ondernemen een stuk gemakkelijker.’ lees verder.... lees minder....

Kleinere speler, maar hoog gewaardeerd
‘De klantgerichte houding waarmee wij ons onderscheiden, zien we ook terug bij Newbase’, zegt Mark Holterman, hoofd bedrijfsbureau bij Nexus Infra. ‘We voelden ons bij hen daardoor al gauw thuis.’ Nexus Infra – gespecialiseerd in asfaltwerken, onderhoud en reconstructie van riolering – is in 2013 ontstaan. Het richt zich vooral op de regionale markt in Overijssel.

‘We zochten een systeem waarin we inkooporders konden aanmaken en we meer controle zouden krijgen op de bedrijfsvoering’, vertelt Holterman. Vanaf de start van Nexus Infra, verliep alles handmatig. ‘Het ging een beetje houtje-touwtje. We wilden graag een professionaliseringsslag maken.’

Gezocht werd naar een ERP-aanbieder die kon samenwerken met Twinfield. ‘Een oud-collega raadde Newbase aan. In 2015 hebben we contact gezocht. De samenwerking verliep heel goed vanaf het eerste moment. Het pakket van Newbase heeft een uitgebreide serie mogelijkheden, ook toen al. Toch zochten we een aanpassing voor de manier waarop we klantprojecten bewaken bij onderhandenwerk. Daarin zijn zij ons tegemoet gekomen en zo hebben we bijgedragen aan het uitgebreide standaardpakket dat Newbase nu is.’

Thijs Jan Hoving van Newbase reageert op wat Holterman vertelt: ‘Newbase breidt met enige regelmaat de mogelijkheden van ons standaardpakket uit. Als een vraag naar een bepaalde functionaliteit past in de visie van Newbase en een meerwaarde betekent voor onze applicatie, dan kunnen we overwegen dat op te nemen in het pakket. Zeker in de beginjaren hebben we samen met klanten op die manier grote stappen gemaakt.’

Door te werken met Newbase kreeg Nexus Infra meer controle op de bedrijfsvoering. ‘We zien nu tot in detail of onze begroting voor projecten in de pas loopt met de uitvoering. En ook hoe we een vergelijkbaar project een volgende keer beter kunnen inschatten. Dat geeft veel rust.’

Ondanks dat Nexus Infra met 18 medewerkers een kleine speler is, voelt Holterman zich serieus genomen en gewaardeerd door Newbase. ‘Wanneer ik een vraag heb, of tegen een probleem aanloop, zorgen ze 9 van de 10 keer dat wij binnen een dag weer op de rit zijn. Zeggen wat je doet en doen wat je zegt, dat is ons motto. Die werkhouding zie ik ook terug bij Newbase. Dat geeft veel vertrouwen.’ lees verder.... lees minder....

Strakkere werkprocessen leveren concrete data.
Rovitech Projects is een projectbureau dat zich sinds 2008 bezighoudt met elektrotechnische installaties. Dat varieert van het ontwerp en de inrichting van de infrastructuur van datacenters, het onderhoud en de installatie van noodstroomvoorzieningen tot de bouw van het netwerk voor antennes en zendmasten. Uiteenlopende broadcast-, telecom- en ICT-projecten die specialistische kennis vereisen. Al snel werd de behoefte aan een ERP-systeem duidelijk.

We spreken Tonny Weijmer (financiën en IT). Samen met Richard Overbeek (Techniek en Inkoop) en Rob Nagtegaal (Operationeel en Sales & Marketing) vormt hij het management van Rovitech Projects.

‘In de eerste vier jaar hielden we onze projecten bij in Excel en in boekhoudprogramma Twinfield. De zaken liepen goed en het werd ons duidelijk dat we een ondersteunend pakket nodig hadden. Natuurlijk moest dat perfect kunnen samenwerken met Twinfield. Zo kwamen we al snel uit bij een klein aantal mogelijke aanbieders, waaronder Newbase’, zegt Tonny.

Na een gesprek met Harold Timmer, DGA van Newbase, was het de directie van Rovitech duidelijk dat Newbase het best zou beantwoorden aan hun wensen. In 2010 startte de implementatie van het pakket. ‘Dat proces is prima begeleid door Newbase. Het was ons al snel duidelijk hoe het systeem werkt. Ook nieuwe medewerkers zijn er gauw mee vertrouwd’, zegt Weijmer.

Onlangs heeft Rovitech een paar dagen een consultant van Newbase over de vloer gehad, die de medewerkers toelichtte hoe ze bepaalde functionaliteit optimaal kunnen gebruiken. ‘Een soort periodieke opfriscursus. Ik kan het iedereen aanraden die met Newbase werkt. Heel inzichtelijk en verrijkend.’

De toegevoegde waarde van het ERP-pakket voor het bedrijf werd al snel zichtbaar. ‘Voorheen konden we in Excel en Twinfield de gewerkte uren niet goed registreren. Daardoor was het lastig om projectresultaten, gedurende de loop van een opdracht, nauwkeurig te monitoren. Ook onze inkoop- en verkoopoffertes stonden nergens goed geregistreerd. Dat is nu wel anders!’

Maandelijks heeft Rovitech nu een salesoverleg, waarin openstaande offertes op tafel komen, net als een evaluatie van de bedrijfsresultaten van de voorgaande maand. ‘Dat helpt ons enorm bij het vaststellen hoe we het werk zo winstgevend mogelijk kunnen aanpakken. Het vereist wel discipline van alle medewerkers. Iedereen vult wekelijks urenlijsten in en alle resultaten. In plaats van op onderbuikgevoel, kunnen we nu sturen op concrete data.’ lees verder.... lees minder....

Minder software, meer kwaliteit en efficiency
Elsman Group werkte al jaren met een tijdschrijfsysteem dat het advieskantoor zelf had ontwikkeld. ‘We wilden minder verschillende softwarepakketten, meer efficiency en kwaliteit’, zegt Nard Elsman jr. ‘Dat vonden we bij Newbase.’
De mogelijkheden van Newbase bieden Elsman Group het overzicht en de structuur die zij wensten. ‘Wij geven advies aan bedrijven in onder meer de glastuinbouw en de transportsector. Alles wat we bij hen doen, houden we bij in ons CRM-systeem. Elk project heeft een takenpakket dat we afvinken. Zo weten we zeker dat elke klant compleet wordt voorzien van alle dienstverlening die zij nodig hebben’, zegt Elsman jr.

‘Elke maand evalueren we al onze klanten met de projectmedewerkers. We bespreken wat er is gedaan en wat nog moet gebeuren. Dat houdt ons scherp en het verhoogt onze efficiency.’

De implementatie van de nieuwe software heeft Newbase goed begeleid, vindt Elsman. ‘Natuurlijk waren er onderdelen die we aangepast wilden hebben, speciaal voor ons bedrijf. Zo wilden wij bijvoorbeeld de overzichten van de projecturen anders laten weergeven. Newbase sprong daar heel flexibel mee om en we zijn heel tevreden met het resultaat. En als we vragen hebben over hoe we het pakket nog beter kunnen integreren binnen het bedrijf, denken ze graag met ons mee. De samenwerking is echt perfect.’ lees verder.... lees minder....

Eén druk op de knop en je order is een factuur
De zelfgebouwde CRM-oplossing van Nelec BV was compleet ingericht op de wensen van deze groothandel in deurvideo-systemen. ‘Alles stond erin, zoals wij het wilden’, zegt directeur Frédéric Meershoek. ‘Maar het was niet online te gebruiken, het was ook niet gekoppeld aan ons boekhoudsysteem en kon niet aan een webshop vastgemaakt worden.’

Van offertes naar orders en facturen… Voorheen moest alles telkens opnieuw worden ingevoerd in het juiste systeem. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten. ‘Newbase is niet alleen een CRM-systeem, maar ook de orderadministratie, facturatie en voorraadadministratie zijn erin opgenomen’, zegt Meershoek. ‘Een offerte zet je met een druk op de knop om in een order en vervolgens in een factuur. Dat scheelt!’

Meershoek heeft lang gedubd over de overstap op een ERP-systeem. ‘Ons oude systeem werkte goed, maar had z’n beperkingen. Ik dacht erover om een CRM-systeem op maat te laten bouwen. Maar dat bleek praktisch onmogelijk te zijn. Het moest ook nog met een financieel pakket kunnen communiceren. Newbase levert weliswaar geen maatwerk, maar is zó uitgebreid dat we er heel goed mee uit de voeten kunnen.’

De overstap op Newbase was niet allemaal rozengeur en maneschijn. Het bedrijfsterrein waar Nelec is gevestigd, bleek een te trage adsl-verbinding te hebben. Om optimaal te kunnen werken was een snellere internetverbinding nodig. ‘Dat kostte extra tijd en moeite, waar we vooraf niet mee hadden gerekend. Met de huidige glasvezel functioneert Newbase uitstekend’, zegt Meershoek.

De klanten van Nelec zijn elektrotechnische installatiebedrijven. Als ze bellen, zoekt Nelec in Newbase om welk appartementencomplex het gaat. ‘Geen klantnummers of projectcodes. Ik wil het ze makkelijk maken. Volledige service bieden. Newbase geeft me die mogelijkheid. We vinden alles terug over ieder project. Van het elektrotechnisch schema dat we op maat maken, alle e-mails, gespreksnotities, offertes en natuurlijk de verkoopfacturen. Heel compleet.’ lees verder.... lees minder....

‘Met Newbase help ik ondernemers ook door woeste zee naar een veilige haven.’
‘Ik zie het als mijn plicht als accountant, om niet alleen naar de cijfers te kijken van mijn klanten’, zegt Mark Kruithof. ‘Ik wil ze zo compleet mogelijk helpen hun bedrijf zo goed als maar kan aan te sturen.’

Een goede loods neemt zijn eigen apparatuur mee aan boord, weet Kruithof, die geboren en getogen is in IJmuiden en voor wie het maritieme jargon een tweede natuur is. ‘Ik werk bij al mijn klanten met Twinfield, het online boekhoudpakket. Omdat Newbase compleet is geïntegreerd met Twinfield, kwam ik al snel bij hen uit toen ik zocht naar een goede ERP-oplossing voor mijn klanten.’

‘Door heel betrokken te zijn bij de overstap van zijn klanten naar Newbase, heeft Kruithof veel meer inzicht in de bedrijfsvoering en kan hij beter adviseren. ‘Doorgaans zie je als accountant alleen het financiële deel van de bedrijfsvoering. Ik heb ook inzage in de operationele processen. Welke leads zijn er, hoeveel offertes komen daaruit voort en welk aantal daarvan wordt uiteindelijk klant? Met die interessante gegevens kan ik klanten helpen beter te sturen.’

Het programma van Newbase is logisch en duidelijk opgebouwd, zegt Kruithof. ‘De uitstekende integratie met Twinfield is voor mij als accountant natuurlijk een grote plus. Ik zou al mijn klanten het werken met Newbase wel willen adviseren, maar niet elke klant komt in aanmerking. Sommige klanten zijn te klein en andere hebben niet te maken met een voorraadsysteem. Alle andere klanten kan ik het programma van harte aanraden.’ lees verder.... lees minder....

‘Alles zit in Newbase. Van logistiek tot financiën. En het systeem staat als een huis.’
‘We zochten een ERP-pakket waarmee we in de cloud kunnen werken. Ons vorige pakket was sterk verouderd en voldeed niet langer’, zegt Philip Becker. ‘Ook moest het pakket goed aansluiten op ons boekhoudsoftware Twinfield. Newbase voldeed aan al onze eisen, tegen de laagste kosten. Dat maakte de keuze gemakkelijk.’

Het grootste deel van de verkoop verloopt sinds een aantal jaar via e-commerce. ‘Nu we werken met Newbase, doen we alles compleet digitaal. Dat maakt onze bedrijfsprocessen heel inzichtelijk. Het is gemakkelijk te zien wie een verkoop heeft gerealiseerd, tegen welke voorwaarden en hoe onze voorraad er realtime bij staat’, zegt Becker.

De online koppelingen met het ERP-pakket kostten enige moeite om in te regelen. ‘Newbase heeft er enorm veel effort in gestoken om dat helemaal goed te krijgen en inmiddels staat het systeem stabiel als een huis. Dat moet ook, want onze complete logistieke en financiële afdelingen draaien erop. Onze administratie is sterk vereenvoudigd door het gebruik van Newbase en dat scheelt! Ons debiteurenbeheer was eerst een fulltime baan. Nu kost het nog maar een dag per week.’

De omschakeling naar Newbase bespaart niet alleen geld, maar ook tijd. ‘Vroeger was het niet eenvoudig om bijvoorbeeld inkoopfacturen in te zien. Die zaten in een ordner. Nu kunnen onze medewerkers alle noodzakelijke documenten eenvoudig inzien. Alles is gestandaardiseerd en inzichtelijk gerubriceerd. Dat scheelt een hoop zoekwerk.’ lees verder.... lees minder....